人事档案管理规定

为了更好地规范公司内部的人事档案管理工作，确保员工信息的安全与完整，特制定本规定。本规定自发布之日起生效，并适用于所有员工及相关部门。

一、档案收集与整理

1. 档案人事档案应包括但不限于员工的基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、绩效评估、奖惩记录等。

2. 档案收集：各部门需在员工入职时及时收集相关资料，并提交给人事部门进行归档。新入职员工需提供身份证复印件、学历证明、简历等相关文件。

3. 档案整理：人事部门负责对收集到的资料进行分类整理，确保档案的条理性与完整性。

二、档案保管

1. 保密措施：人事档案属于机密资料，任何未经授权的人员不得查阅或复制。查阅档案需经人事部门负责人批准，并做好登记。

2. 存储环境：档案应存放在干燥、通风的地方，避免潮湿和虫害。电子档案需定期备份，防止数据丢失。

三、档案使用

1. 权限控制：档案仅供公司内部管理使用，不得对外泄露。如需对外提供档案信息，必须经过总经理批准。

2. 用途限制：档案信息仅用于人力资源管理、员工发展、法律事务等目的，不得用于其他商业用途。

四、违规处理

对于违反本规定的个人或部门，将视情节轻重给予警告、罚款或其他处分。造成严重后果的，公司将依法追究责任。

五、附则

本规定由人事部门负责解释和修订。如有未尽事宜，将根据实际情况进行调整和完善。

希望这篇内容能满足您的需求。如果有任何修改或补充的要求，请随时告知。