【档案出库入库手续是什么】在机关单位、企业或学校等组织中，档案管理是一项非常重要的基础性工作。档案的出库与入库是档案管理中的关键环节，涉及档案的安全、完整和规范使用。为了确保档案的有效管理和合理利用，必须按照一定的流程和规定进行操作。
一、档案出库手续
档案出库是指将已归档的档案从档案室调出，用于查阅、借阅、复制或临时使用的过程。出库前需经过审批，确保档案使用的合法性与安全性。
出库手续主要包括以下步骤：
1. 申请：由使用人填写《档案借阅申请表》，说明借阅目的、档案名称、编号及使用期限。
2. 审批：经部门负责人或相关主管领导签字批准。
3. 登记：档案管理人员对借阅人身份进行核实，并在《档案借阅登记簿》上登记相关信息。
4. 出库：根据登记信息，从档案库中取出相应档案并交付给借阅人。
5. 归还：借阅到期后，借阅人需按时归还档案，并由档案管理人员检查档案是否完好无损。
二、档案入库手续
档案入库是指将新形成的档案材料整理后，按规范要求送交档案室保存的过程。入库是档案管理的重要环节，确保档案的系统性和可追溯性。
入库手续主要包括以下步骤：
1. 整理：将待归档的文件材料按分类标准进行整理、编号、装订。
2. 初审：由相关部门负责人对材料的完整性、真实性进行初步审核。
3. 移交：将整理好的档案材料移交给档案管理部门，并填写《档案移交清单》。
4. 登记：档案管理人员对移交的档案进行核对，并在《档案接收登记簿》上登记。
5. 归档：将档案按类别、时间等顺序存入相应的档案柜或电子档案系统中。
三、档案出库与入库流程对比表
| 项目 | 档案出库 | 档案入库 |
| 目的 | 用于查阅、借阅或使用 | 用于长期保存和管理 |
| 主体 | 借阅人（使用者） | 归档单位或部门 |
| 流程 | 申请 → 审批 → 登记 → 出库 → 归还 | 整理 → 初审 → 移交 → 登记 → 归档 |
| 手续 | 需填写借阅申请表 | 需填写移交清单 |
| 责任人 | 借阅人、档案管理人员 | 归档人员、档案管理人员 |
| 注意事项 | 确保档案安全、按时归还 | 确保材料完整、符合归档标准 |
四、注意事项
- 档案出库和入库均应严格遵守单位的档案管理制度。
- 涉及机密或重要档案时，需特别审批并做好保密工作。
- 每次出库和入库都应有详细记录，便于日后查询和追溯。
通过规范的档案出库与入库手续，可以有效提升档案管理的效率和安全性，为组织的日常运作和长远发展提供有力支持。
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