【《公司文件资料管理制度》】为规范公司内部文件资料的管理流程，提升信息传递效率与工作协同能力，确保各类文档的安全性、完整性和可追溯性，特制定本《公司文件资料管理制度》。本制度适用于公司各部门及全体员工，旨在通过统一的标准和操作流程，保障公司运营的有序进行。

一、文件资料的分类与编号

公司文件资料分为行政类、业务类、财务类、人事类及其他专项资料等类别。各类文件应根据其性质进行分类，并按统一格式进行编号，便于归档与检索。编号规则由行政部统一制定并发布，各使用部门需严格按照规定执行。

二、文件的起草与审批

所有正式文件须由相关责任人起草，内容应准确、清晰、完整。起草完成后，需经部门负责人审核，重大事项或涉及多部门协作的文件应提交公司管理层审批。未经审批的文件不得对外发布或作为依据使用。

三、文件的发布与分发

经批准的文件由行政部统一发布，并根据文件内容确定分发范围。重要文件应通过正式渠道（如OA系统、邮件、纸质文件）进行分发，确保相关人员及时获取。对于涉密文件，应采取加密传输或专人送达的方式，防止信息泄露。

四、文件的存档与保管

所有正式文件应按照规定进行归档，存档方式包括电子档案和纸质档案两种形式。电子档案应定期备份，确保数据安全；纸质档案应存放于专用档案室，由专人负责管理。档案管理人员应定期检查档案的完整性与安全性，发现问题及时处理。

五、文件的更新与废止

随着公司业务的发展和政策的变化，部分文件可能需要进行修订或废止。文件的更新应由原起草部门提出申请，经相关部门审核后报请管理层批准。废止文件应及时通知相关单位，并做好记录，避免误用。

六、文件的借阅与使用

员工因工作需要借阅文件时，应填写借阅申请单，说明用途及归还时间。借阅人应妥善保管文件，不得擅自复制、外传或损坏。对涉密文件的借阅，需经过特别审批，并严格遵守保密规定。

七、文件的销毁

对于已失效或不再使用的文件，应按规定程序进行销毁。销毁前需由相关部门确认无继续保存价值，并填写销毁申请表。销毁过程应由专人监督，确保文件彻底销毁，不留隐患。

八、责任与监督

各部门负责人应对本部门文件资料管理工作负总责，确保制度落实到位。行政部负责监督检查，对违反本制度的行为视情节轻重给予通报批评或相应处罚。同时，鼓励员工积极反馈文件管理中的问题，共同推动制度不断完善。

本制度自发布之日起实施，由公司行政部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，确保公司文件资料管理工作科学、规范、高效。