【进货查验记录管理制度】为确保企业所采购的原材料、产品或服务符合国家相关法律法规及公司内部质量控制标准，规范进货环节的管理流程，提升产品质量和安全水平，特制定本《进货查验记录管理制度》。该制度旨在通过系统化、标准化的方式对采购物资进行严格检查与记录，保障供应链的可追溯性和合规性。

本制度适用于公司所有涉及采购活动的部门及相关人员，包括但不限于采购部、仓储部、质检部以及相关部门负责人。所有进入公司的物料在入库前必须按照本制度的要求进行查验，并如实填写相关记录。

一、适用范围

本制度适用于公司采购的所有原材料、包装材料、设备配件、办公用品及其他生产所需物资。对于供应商提供的各类产品，无论是否为首次采购，均需按照本制度执行查验工作。

二、查验内容

1. 资质审查：对供应商的营业执照、生产许可证、产品合格证、检测报告等相关文件进行审核，确保其具备合法经营资格。

2. 外观检查：对货物外包装进行检查，确认无破损、污染、受潮等异常情况。

3. 数量核对：根据采购订单核对到货数量，确保与实际收货一致。

4. 质量检验：由质检部门按照既定标准对产品进行抽样检测，确认其符合质量要求。

5. 标签标识：检查产品标签是否清晰、完整，包含品名、规格、生产日期、保质期等必要信息。

三、记录要求

1. 所有进货查验过程必须详细记录，包括查验时间、查验人员、查验结果、处理意见等内容。

2. 记录应采用纸质或电子形式保存，确保可追溯性。

3. 查验记录应至少保存两年以上，以备后续审计或质量追溯需要。

四、责任分工

1. 采购部门负责组织供应商资质审核及到货通知。

2. 质检部门负责具体产品的质量检测与判定。

3. 仓储部门负责协助查验并做好入库登记。

4. 各相关部门负责人应对本部门的查验工作进行监督与指导。

五、异常处理

如在查验过程中发现不合格产品，应立即停止入库，并通知采购部门联系供应商处理。同时，应将异常情况记录在案，并视情况采取退货、换货或协商处理等措施。

六、制度执行与监督

本制度自发布之日起实施，由质量管理部负责解释和修订。公司管理层将定期对制度执行情况进行检查，确保各项规定得到有效落实。

通过建立完善的进货查验记录管理制度，不仅能够有效降低采购风险，还能提升企业的整体管理水平和市场竞争力。各部门应高度重视，严格执行，共同维护公司产品质量与品牌形象。