【公司档案管理制度】为规范公司各类文件资料的管理，确保档案的安全性、完整性和可追溯性，提升企业内部信息管理水平，结合公司实际运营情况，特制定本《公司档案管理制度》。该制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文书、合同、报表、会议记录、项目资料等档案资料的收集、整理、保管、利用与销毁等全过程管理。

一、档案管理原则

1. 统一管理：公司所有档案资料应由档案管理部门统一归口管理，确保档案资料的集中存放和有序调阅。

2. 分类管理：根据档案性质、用途和重要程度进行分类，便于查找和使用。

3. 安全保密：涉及公司商业秘密或敏感信息的档案，应严格遵守保密规定，防止泄露。

4. 责任明确：各相关部门应指定专人负责本部门档案资料的收集与整理工作，确保档案管理工作的落实。

二、档案的分类与内容

1. 行政类档案：包括公司规章制度、组织架构图、人事档案、员工劳动合同、奖惩记录等。

2. 业务类档案：涵盖各类合同、协议、项目计划书、招投标文件、客户资料等。

3. 财务类档案：主要包括会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。

4. 技术类档案：如产品设计图纸、研发过程记录、技术文档、专利资料等。

5. 会议与活动类档案：包括会议纪要、培训记录、活动照片、宣传资料等。

三、档案的收集与整理

1. 各部门应在每项工作完成后及时将相关资料归档，确保资料的完整性与及时性。

2. 档案资料应按照统一格式进行编号、登记，并附上简要说明，方便后续查阅。

3. 对于电子档案，应建立相应的电子目录系统，实现数据备份与快速检索。

四、档案的保管与使用

1. 档案应存放在专用档案室或保险柜中，保持环境干燥、整洁，防止虫蛀、霉变。

2. 非授权人员不得擅自调阅或复制档案，确需查阅时，须经主管领导批准并办理登记手续。

3. 档案借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，使用完毕应及时归还。

五、档案的销毁与移交

1. 对于已过保存期限且无继续保存价值的档案，应按照相关规定进行销毁处理。

2. 档案销毁前需填写《档案销毁审批表》，经相关部门负责人审核后方可执行。

3. 档案移交时应做好交接手续，确保资料不丢失、不遗漏。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由公司综合管理部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护公司档案管理体系的规范运行。

备注：本制度可根据公司发展需要定期进行评估与更新，以适应不断变化的管理需求。