为规范工会在职工福利方面的物资采购与管理工作，确保相关流程公开、透明、合规，切实保障职工的合法权益，根据国家有关法律法规及上级工会的相关要求，结合本单位实际情况，特制定本规定。

一、适用范围

本规定适用于本单位工会组织所涉及的所有福利物品的采购、发放、使用及后续管理活动。包括但不限于节日慰问品、生日礼物、困难补助用品等各类实物性福利项目。

二、采购原则

1. 公开透明：所有采购行为应遵循公平、公正、公开的原则，确保程序合法合规。

2. 合理合规：采购内容应符合国家相关法律法规及工会章程要求，不得涉及违禁品或不符合规定的物品。

3. 节约高效：在保证质量的前提下，优先选择性价比高、实用性强的物资，避免浪费。

4. 职工参与：在条件允许的情况下，可征求职工意见，增强福利项目的针对性和满意度。

三、采购流程

1. 需求申报：由工会相关部门根据年度工作计划和实际需要，提出采购申请，并填写《工会福利物品采购申请表》。

2. 预算审核：采购申请需经工会经费审查委员会审核，确保资金使用合理、合规。

3. 比价采购：对于金额较大的采购项目，应进行市场调研并采取比价方式确定供应商，必要时可采用招标或竞争性谈判方式。

4. 签订合同：采购完成后，应与供应商签订正式合同，明确产品规格、数量、价格、交付时间及售后服务等内容。

5. 验收入库：物资到货后，由专人负责验收，确认无误后办理入库手续，并做好登记台账。

四、管理要求

1. 专人负责：设立专门的物资管理人员，负责福利物品的保管、发放及日常维护。

2. 分类存放：根据物品性质进行分类存放，确保安全、整洁、有序。

3. 定期盘点：定期对库存物资进行清点，及时掌握库存情况，防止积压或短缺。

4. 发放记录：每次发放应有详细记录，包括发放对象、数量、时间及领取人签字，确保可追溯。

5. 档案管理：采购合同、验收单据、发放记录等相关资料应妥善保存，以备查阅和审计。

五、监督与责任

1. 工会经费审查委员会应对采购与管理过程进行监督检查，确保各项制度落实到位。

2. 对于违反本规定的行为，将视情节轻重给予相应处理，构成违法的将依法追责。

3. 鼓励职工积极参与监督，发现问题及时反馈，共同维护工会福利工作的公平与公正。

六、附则

本规定自发布之日起施行，由工会委员会负责解释和修订。各单位可根据实际情况，制定实施细则，确保本规定的有效执行。

通过以上规定，旨在进一步提升工会福利物品采购与管理的规范化水平，增强职工的归属感与幸福感，推动工会工作健康有序发展。