在企业日常运营中，财务档案作为企业经济活动的重要记录，具有重要的法律效力和参考价值。为了规范财务资料的管理流程，确保财务信息的真实、完整与安全，特制定本制度。

一、总则

1. 本制度适用于公司内部所有涉及财务活动的部门及人员。

2. 财务档案是指企业在财务管理过程中形成的各类原始凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等书面或电子形式的文件资料。

3. 所有财务档案应按照统一标准进行分类、归档、保管和销毁，确保其可追溯性与安全性。

二、档案管理职责

1. 财务部负责财务档案的日常管理和维护，指定专人负责档案的收集、整理、登记与保管工作。

2. 各业务部门需配合财务部完成相关财务资料的提供与归还，确保资料的完整性与准确性。

3. 档案管理人员应定期检查档案的保存状态，发现异常情况应及时上报处理。

三、档案的归档与保管

1. 所有财务资料应在业务发生后及时归档，不得积压或延误。

2. 归档时应按年份、类别、编号等进行分类整理，建立完整的档案目录。

3. 财务档案应存放在专用的档案柜或电子存储系统中，确保防潮、防火、防盗。

4. 电子档案应定期备份，并设置访问权限，防止数据泄露或被篡改。

四、档案的调阅与使用

1. 调阅财务档案需经相关部门负责人审批，填写《档案调阅申请表》。

2. 调阅人应遵守保密规定，不得擅自复制、外传或用于非授权用途。

3. 对于涉及公司机密或客户隐私的档案，应严格控制查阅范围，确保信息安全。

五、档案的销毁与处置

1. 超过保管期限或无继续保存价值的财务档案，应按规定程序进行销毁。

2. 销毁前应由财务主管审核确认，并报上级领导批准。

3. 销毁过程应由两人以上在场监督，确保档案彻底销毁，防止信息泄露。

六、附则

1. 本制度自发布之日起执行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

2. 本制度由财务部负责解释和修订，如有调整将另行通知。

通过建立健全的财务档案管理制度，企业能够有效提升财务管理水平，保障财务信息的安全性和合规性，为企业的发展提供坚实的财务支持。