为规范企业各类证照的管理,确保证照的合法性、有效性及使用安全,提升企业管理水平和风险防控能力,特制定本制度。本制度适用于公司内部所有涉及证照申请、保管、使用、变更、注销等环节的管理工作。
一、适用范围
本制度适用于公司各部门及下属单位在经营活动中所涉及的所有证照,包括但不限于营业执照、组织机构代码证、税务登记证、行业资质证书、安全生产许可证、特种设备使用证、进出口经营资格证等。
二、管理职责
1. 行政部负责证照的统一归口管理,建立证照台账,定期检查证照的有效期,并及时办理相关手续。
2. 财务部负责与税务相关的证照管理,如税务登记证、发票领购簿等。
3. 业务部门负责本部门相关证照的日常使用与保管,确保证照不丢失、不外借、不滥用。
4. 法务部负责证照的法律合规性审查,确保证照内容符合国家法律法规要求。
三、证照申请与领取
1. 任何新证照的申请必须由相关部门提出书面申请,经分管领导审批后方可执行。
2. 证照领取后,应及时录入公司证照管理系统,并由专人负责保管。
3. 证照复印件应加盖“仅限用于XX用途”印章,防止被滥用。
四、证照使用与保管
1. 所有证照应妥善保管,不得随意放置或遗失。重要证照应存放在保险柜中。
2. 证照的使用需经部门负责人批准,严禁私自外借或转交他人。
3. 证照如有损坏、遗失或信息变更,须立即上报行政部,并按程序办理补办或变更手续。
五、证照有效期管理
1. 行政部应建立证照有效期预警机制,提前一个月通知相关部门办理延期或换证手续。
2. 对于已过期或失效的证照,应按规定进行注销或销毁处理,不得继续使用。
六、证照档案管理
1. 所有证照原件应统一归档,建立电子和纸质双备份。
2. 档案管理人员应定期检查证照资料的完整性与准确性,确保信息可追溯。
七、违规处理
1. 对于未按规定管理证照、造成证照遗失或被滥用的,将视情节轻重给予通报批评、经济处罚或追究法律责任。
2. 因证照管理不当导致公司受到行政处罚或经济损失的,相关责任人应承担相应责任。
八、附则
1. 本制度自发布之日起施行,由行政部负责解释和修订。
2. 各部门应结合实际情况,制定具体实施细则,确保制度落实到位。
通过建立健全的证照管理制度,有助于提高企业运营的规范性和安全性,为企业健康稳定发展提供有力保障。