尊敬的各位同事：
为进一步规范公司内部管理流程，提高工作效率，现对之前发布的《关于优化办公流程的通知》进行补充说明如下：
一、关于文件归档
1. 各部门需在每月最后一个工作日前完成上月所有文件的整理与归档工作。
2. 归档时请严格按照分类标准执行，确保每份文件都能准确找到其对应位置。
二、关于会议纪要
1. 所有正式会议结束后，必须在两天内提交详细的会议纪要至行政部备案。
2. 纪要内容应涵盖参会人员名单、讨论主题及决议事项等关键信息。
三、其他注意事项
1. 任何涉及敏感信息的文件均不得通过普通邮箱发送，请使用公司指定的安全通道。
2. 若发现有违反上述规定的行为，将依据公司规章制度予以处理。
以上补充内容自发布之日起生效，请大家务必严格遵守。如有疑问或建议，请及时联系人力资源部反馈。感谢大家的理解与配合！
特此通知。
XX公司行政部
2023年X月X日
请注意，以上内容为虚构示例，仅用于演示目的。实际应用中，请根据具体情况调整相关内容。
